Coordinare tutti i progetti: un grande potenziale di ottimizzazione!

Sapete quanti progetti sono attualmente in corso nella vostra organizzazione? A che punto sono? Quanto stiamo spendendo? Quali progetti dovremo lanciare nei prossimi sei mesi? Sono alcune delle domande che sempre più organizzazioni – pubbliche e private – si stanno ponendo.

La risposta è adottare quello che in gergo viene chiamato il Project portfolio management (PPM): la gestione centralizzata e coordinata del Project Portfolio (ovvero l’insieme di tutti i progetti che attualmente l’azienda sta portando avanti), per garantirne l’allineamento costante con la strategia aziendale e l’uso più efficace e mirato delle risorse organizzative.

In altre parole, se il Project management ha come obiettivo quello di gestire correttamente i progetti, il PPM serve a “scegliere i giusti progetti”. Il PPM definisce le priorità in base agli obiettivi strategici, e partendo da questi favorisce la scelta dei progetti da lanciare (o da bloccare, o da terminare…)  per creare valore di business. Visti numeri in gioco, un PPM ben gestito può far risparmiare centinaia di migliaia di franchi! Anni fa, un’azienda farmaceutica ticinese ha provato a fare l’inventario dei suoi progetti, trovandone ben 230 in corso, a fronte di 180 collaboratori.

Quali sono le priorità?

Partendo dalla visione d’insieme, il PPM ci permette soprattutto definire delle priorità, e quindi di selezionare i progetti che intendiamo lanciare nel prossimo periodo, partendo da domande quali:

• Cosa vogliamo raggiungere? Quali sono i nostri obiettivi strategici?
• Per ogni progetto proposto: quanto questo progetto contribuisce al raggiungimento degli obiettivi? Quanto realizzare questo progetto ci avvicina ai nostri obiettivi?
• Quante e quali risorse abbiamo a disposizione (considerando ovviamente tutti i progetti in corso e i processi correnti)?

Si intuisce subito come il PPM sia un delicato atto di equilibrio fra diverse tensioni: fra entusiasmo di lanciare progetti innovativi e timore di non sovraccaricare l’organizzazione con troppi cambiamenti contemporanei; fra obiettivi da raggiungere e un pool limitato di risorse. Non possiamo fare tutto, il PPM ci aiuta a capire cosa è più efficace fare!

È chiaro che il PPM è un’attività di Controlling eminentemente direzionale e strategica. Possiamo delegarne gli aspetti operativi (raccolta e analisi dei dati, visualizzazione del portfolio, ecc.), ma le decisioni centrali devono essere prese dagli organi apicali dell’organizzazione. Gli effetti (positivi ma anche negativi) delle scelte compiute in seno al PPM possono essere enormi.

Project Portfolio management: Come i singoli musicisti in un’orchestra, anche i progetti di un’organizzazione dovrebbero essere allineati, coordinati e diretti da un’istanza centrale.

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