Digitalizzazione nelle Amministrazioni Comunali

Digitalizzazione – un fenomeno in crescita

Quando si parla di digitalizzazione vengono in mente le interfacce di e-banking e/o di e-commerce che usiamo sempre più di frequente per i nostri pagamenti o per i nostri acquisti. La digitalizzazione non si limita però solo a questo. Molti servizi, già oggi accessibili attraverso alle nuove tecnologie, comportando benefici in termini di risparmio di tempo e di riduzione della necessità di spostarsi fisicamente per raggiungere fisicamente gli sportelli tradizionali, con effetti positivi anche sull’ambiente.

 

Cambia il modo di lavorare

Sono molte le interfacce e le “app” che oggi permettono di accedere ai servizi in modo digitale. Cambia il nostro modo di rapportarsi alle aziende che li offrono ma cambia anche il modo di lavorare dei loro collaboratori.

 

La digitalizzazione è anche nel settore pubblico

Anche nel settore pubblico è in atto da diverso tempo ormai un cambiamento in direzione della digitalizzazione. Questo avviene sia a livello cantonale che a livello comunale e sempre di più i Comuni sono raggiungibili attraverso portali o e-mail dedicate che permettono di richiedere servizi, inoltrare richieste o consultare informazioni personali, per esempio.

 

 

Qui vogliamo illustrare il caso che conosciamo meglio, ossia quello relativo agli applicativi e-cittadino, e-municipio, e-consiglio comunale, e fatture e Ge Co Ti del Centro di Calcolo Elettronico di Gordola, per fornire spunti agli amministratori comunali riguardo alla transizione verso la digitalizzazione.

Diversi Municipi permettono ai loro residenti di accedere ai servizi comunali attraverso il portale e-cittadino. Le soluzioni offerte possono variare dall’annuncio di partenza fino ad arrivare alla richiesta di rateizzazione delle imposte comunali; il ventaglio è ampio e ogni Comune può personalizzare la propria interfaccia e decidere cosa offrire attraverso il canale digitale.

Applicativi equivalenti a quelli appena accennati esistono anche per la gestione delle sedute municipali e del Consiglio comunale. Queste applicazioni permettono di organizzare il lavoro degli organi comunali in maniera più immediata, semplificando anche il lavoro ai funzionari nella preparazione ed evasione delle decisioni prese.

Questo permette anche di gestire tutti i flussi lavorativi garantendo una conservazione agile della documentazione, rendendola disponibile alle diverse istanze decisionali in modo immediato, migliorandone l’efficacia.

Inoltre, questi stessi applicativi permettono di passare da un modo tradizionale di contattare il Comune, inviando una lettera cartacea o un’e-mail con i suoi allegati, a quello digitale. Questo avviene attraverso la gestione della posta in entrata e della posta in uscita, aspetti che sembrano banali ma che sono cruciali nei processi lavorativi nei Comuni. Quando le richieste non giungono attraverso i portali, i documenti sono inseriti nel sistema attraverso specifiche interfacce che permettono anche il censimento dei loro dati principali (mittente, data di arrivo, oggetto, osservazioni, ecc. …).

 

 

Una volta caricato e censito il documento, questo può essere attribuito direttamente ai capi servizio per l’evasione oppure divenire direttamente una trattanda (un esibito) da sottoporre al Municipio.

Il documento può essere condiviso in più applicazioni di Ge Co Ti per il trattamento. Prendendo spunto dall’esempio illustrato, i passaggi procedurali sono:

1. Prima di procedere con la digitalizzazione si parte con la comprensione della richiesta e l’attribuzione della decisione a un dicastero, ossia a un municipale responsabile e ai funzionari incaricati.
2. La digitalizzazione prevede la scannerizzazione del documento e il suo censimento, qualora sia giunto in amministrazione in forma “tradizionale[1]”. NB: qualora la segnalazione arrivasse per e-mail o tramite i portali, la scannerizzazione non è necessaria: Ge Co Ti permette di caricare il documento elettronico ricevuto direttamente nel sistema.
3. Nella stessa applicazione, successivamente si può procedere con:
   1. l’attribuzione del documento in formato elettronico al funzionario responsabile per esame, decisione e/o preavviso;
   2. l’inserimento del documento come trattanda – risoluzione – di Municipio.
4. Terminati questi passaggi il documento è presso i servizi comunali o il Municipio, in forma digitale, per evasione.

Il processo di digitalizzazione permette di disporre delle informazioni (documenti importati – dati del censimento – annotazioni dei funzionari in merito ad approfondimenti e/ o verifiche) direttamente nel sistema e, di conseguenza, di richiamarle sempre a seconda delle necessità. Per esempio, una fattura può costituire sia una pezza giustificativa per il settore contabilità ai fini del pagamento, sia essere oggetto di discussione e decisione da parte del Municipio. Il documento viene digitalizzato una sola volta, ma può essere trattato contemporaneamente o successivamente all’interno del gestionale attraverso diversi applicativi e da diversi funzionari.

 

[1] Dobbiamo considerare che ancora oggi molti documenti arrivano in forma cartacea in Municipio per dover rispettare una forma prevista dalla legge (per esempio gli invii per raccomandata).

 

Condivisione dei documenti anche all’esterno dell’organizzazione

Una volta che il documento è digitalizzato e disponibile nel sistema può essere trattato per più finalità. Per esempio:

• i municipali possono accedere alle trattande della seduta di Municipio attraverso e- municipio, consultarle e preavvisarle (commentarle, sulla base delle considerazioni dei funzionari incaricati, e se del caso esprimere un voto) prima della seduta, cosa che a sua volta permette all’amministrazione di preparare in tempi ristretti l’evasione o di rispondere alle domande poste dai capi dicastero o dagli altri municipali;
• alla stessa stregua i pagamenti possono essere verificati da tutti i servizi coinvolti e dai municipali grazie all’applicativo e – fatture, accelerando i tempi di approvazione.

Questo è un modo di operare che ha il vantaggio di permettere agli utenti coinvolti nelle attività del Comune di interagire quando hanno tempo e indipendentemente là dove si trovano. Questo è anche un miglioramento del loro stile di vita.

 

Accorgimenti necessari

La digitalizzazione per essere efficace necessita di alcuni accorgimenti. Avendo a che fare anche con informazioni personali, è necessario inserire nei portali usati dall’utenza clausole sulla protezione dei dati ai sensi della LPD e della LPDP. Nei confronti invece degli utenti esterni (i municipali, per esempio), è necessario stabilire alcune regole chiare del modo di usare gli applicativi per beneficiare della digitalizzazione, facendo sottoscrivere clausole di impegno e riservatezza vincolanti.

 

Evitare i doppioni

Le soluzioni e-municipio, e-consiglio comunale, e-fatture, e-cittadino e Ge Co Ti, permettono di realizzare processi digitali completi. Non servono altri applicativi. Ciononostante, alcuni Comuni si sono dotati di più sistemi di archiviazione … ma ciò comporta dei rischi e dei costi fra i quali:

• non sapere di preciso dove sono state archiviate le informazioni;
• dover rispettare criteri di archiviazione divergenti a dipendenza dei sistemi usati cosa che può creare confusione fra i collaboratori;
• dover confrontarsi con sistemi e criteri di ricerca non unitari;
• lavori svolti in doppio e di conseguenza meno tempo per altre attività;
• non poter approfittare di un modus operandi standardizzato;
• costi per la creazione di interfacce per fare interagire i sistemi fra di loro.

Importante è disporre di un sistema gestionale che integri gli strumenti per passare a un modus operandi digitale in modo unitario, semplice e con la possibilità di estendere l’uso di tali informazioni alle unità amministrative che possono essere interpellate al riguardo. Come dimostrato sopra, avere più sistemi di archiviazione comporta dei rischi, inefficienza e inefficacia con dei riflessi sull’operato delle Autorità comunali e sulla qualità dei servizi erogati alla popolazione.

Infine, ricordiamo che aziende come il Centro di Calcolo Elettronico di Gordola sono costantemente impegnate nei processi di aggiornamento funzionale e tecnologico per permettere ai loro clienti di beneficiare delle migliori soluzioni esistenti.

 

Per informazioni, contattateci direttamente allo 091 840 92 50, oppure scrivete a info@afgpartners.ch